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出国留学人员的档案管理攻略(2018年最新政策)


来源:| 发布时间:2018-07-06 15:43:24 | 浏览次数:


很多同学对出国留学期间,档案的去向很疑惑,档案是什么呢?档案是个人经历的记录,是人事管理和服务的依据,在校时是学籍档案,毕业后是人事档案。档案与转正定级、职称评定、办理各种人事手续、工龄计算、养老等都有关系。毕业生一定要重视,妥善的处理档案,另外档案是不能个人保管的哦。


在这里小编介绍三种方法:


一、档案存入学校

二、档案存入户籍地公共就业和人才服务机构

以上两个方法需要通过学校来办理,按学校的流程即可。另外,档案存入学校,学校只能代为保管两年,两年后,学校将会把档案发回户籍所在地公共就业和人才服务机构。要注意的是,不是所有的学校都有保存档案的服务。


三、档案存入中国留学服务中心

出国留学人员大多选择的是将档案存入中国留学服务中心。

存档对象

1、国内高校毕业直接赴国(境)外攻读学位的留学人员(无工作经历);

2、国内高校在读期间办理完毕退学手续,直接赴国(境)外攻读学位的留学人员;

3、国内高中毕业后,直接赴国(境)外攻读学位的留学人员。(注:国家公派留学人员、赴国(境)外做博士后研究或访问学者、已在国(境)院校结束课程的留学人员,均不在受理范围)


办理方式

现场办理或者电子邮件方式办理

自费出国(境)留学人员只可选择现场或电子邮箱申请办理的其中一种方式,如通过电子邮箱申请,“调档通知单”及“人事档案调转协议书”只能通过邮寄接收。


现场办理自费出国(境)存档手续

办理流程

1.jpg

a. 在线申请网址:http://cundang.cscse.edu.cn/account2/login.aspx

2.jpg

 

b. 留学人员完成注册个人账户,在线申请提交成功后,查看自己的状态为“未受理”时,无须等待审核,请直接前去教育部留学服务中心留学人员档案室提交材料。

所需材料

1、存档人本人身份证复印件1份;

2、护照个人信息页(赴港澳地区攻读学位的人员,提供港澳通行证个人信息页)即有照片页的复印件1份;

3、前往留学所在国有效期内的学生签证页(赴港澳地区攻读学位的人员,提供学生签注页)复印件1份;

提示:(1)持电子签证入境的留学人员,请打印电子签证信1份,如:赴澳大利亚留学;

          (2)如签证已过期,除提供过期的学生签证外,还须提供有效期内的“长期居留卡”复印件1份。
4、国(境)外院校录取通知书(OFFER)复印件1份(非英语类“录取通知书”须经正规翻译机构(公司)进行翻译,提供中文翻译件1份,个人翻译无效);

提示:(1)“录取通知书”应包含学习专业,攻读学位(学士、硕士或博士)、学习时间等信息;

          (2)如录取通知书(OFFER)中无明确学习起止时间及攻读学位信息,请提供补充材料,如:赴美国留学,请提交I-20复印件1份;赴澳大利亚留学,请提供COE的复印件1份;赴韩国留学,请提供韩英文对照的表格“标准入学合格书”复印件1份等;

          (3)请确认您的“录取通知书”上有攻读学位信息再做翻译,以免给您造成不必要的经济损失和不便;

5、已经在国(境)外就读者,除须提交上述国(境)外院校的录取通知书(OFFER)复印件外,还须按下面情况任选其中一项提交:

          (1)国(境)外院校“学生证”复印件1份;

          (2)如“学生证”上无证件有效期,请另提供国(境)外院校开具的“在读证明”复印件1份;

            提示:如果是非英语类“在读证明”须经正规翻译机构(公司)进行翻译,提供中文翻译件1份,个人翻译无效(请确认您的“在读证明”上有攻读学位信息再做翻译,以免给您造成不必要的经济损失和不便)。

6、若有特殊情况,可委托他人按上述要求代为办理,请同时携带存档人员签名的委托书1份和被委托人身份证的复印件1份;

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7、档案保管费:根据有关文件规定,从2015年1月1日起取消收取流动人员的档案保管费。


c. 教育部留学服务中心留学人员档案室审核上述材料无误后,为其开具“留学人员人事档案调转协议书”、“调档通知单”。存档人员需凭"调档通知单"到原档案保管机构调档并转至教育部留学服务中心留学人员档案室。


档案转至教育部留学服务中心档案室的方式有以下三种:

(1)EMS标准快递地址:北京市海淀区北四环西路56号 辉煌时代大厦6层  邮编:100080

 收件人:教育部留学服务中心档案室 

 电话:010-62677800

(2)机要邮寄:由国内机要部门通过“机要交通”的方式转递档案。

 教育部留学服务中心档案室机要地址为:北京市海淀区学院路15号 教育部留学服务中心留学人员档案室 邮编:100083

(3)密封自带(指:持“调档通知单”获取档案后,可密封自带):请将密封好的档案送至教育部留学服务中心档案室。

办公地址:北京市海淀区北四环西路56号辉煌时代大厦6层    教育部留学服务中心留学人员档案室  

 邮编:100080


提示:
* 请本人记住用户名、密码及安全邮箱,以备日后查看存档状态时使用;
* 请本人妥善保管好“留学人员人事档案调转协议书”,办理档案转出时交至教育部留学服务中心档案室;

* 请将“调档通知单”的下联沿虚线剪下,贴于密封的档案袋封面一同寄送,否则将予以退回;

* 教育部留学服务中心档案室不接转党组织关系,但党员材料需要在人事档案中;
* 留学存档人员所提交的申请材料的复印件,教育部留学服务中心档案室不予借用

和退还;

* 已办理了自费出国(境)留学存档手续的人员,如因各种原因不将档案存至教育部留学服务中心档案室,须交回“留学人员人事档案调转协议书”和“调档通知单”,否则自行承担相应后果。


 

电子邮件方式办理自费出国(境)存档手续


基本流程

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所需全部材料均仅需提供电子版,请勿邮寄纸质材料,以免丢失或出现其他意外。


所需材料

1、通过电子邮件方式办理自费出国(境)存档手续申请表;

(可戳链接下载:http://www.cscse.edu.cn/publish/portal0/tab111/info2810.htm)

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2、存档人本人身份证正反面;

3、护照个人信息页(赴港澳地区攻读学位的人员,提供港澳通行证个人信息页)即有照片页;

4、前往留学所在国有效期内的学生签证页(赴港澳地区攻读学位的人员,提供学生签注页);

提示:(1)持电子签证入境的留学人员,提供电子签证信1份,如:赴澳大利亚留学;

          (2)如签证已过期,除提供过期的学生签证外,还须提供有效期内的“长期居留卡”。

5、国(境)外院校录取通知书(OFFER)(非英语类“录取通知书”须经正规翻译机构(公司)进行翻译,提供中文翻译件,个人翻译无效);

提示:(1)“录取通知书”应包含学习专业,攻读学位(学士、硕士或博士)、学习时间等信息;

          (2)如录取通知书(OFFER)中无明确学习起止时间及攻读学位信息,请提供补充材料,如:赴美国留学,请提交I-20;赴澳大利亚留学,请提供COE的;赴韩国留学,请提供韩英文对照的表格“标准入学合格书”等;

          (3)请确认您的“录取通知书”上有攻读学位信息再做翻译,以免给您造成不必要的经济损失和不便;

6、已经在国(境)外就读者,除须提交上述国(境)外院校的录取通知书(OFFER),还须按下面情况任选其中一项提交:

          (1)国(境)外院校“学生证”;

          (2)如“学生证”上无证件有效期,请另提供国(境)外院校开具的“在读证明”;

            提示:如果是非英语类“在读证明”须经正规翻译机构(公司)进行翻译,提供中文翻译件,个人翻译无效(请确认您的“在读证明”上有攻读学位信息再做翻译,以免给您造成不必要的经济损失和不便)。


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